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Dinâmica

1. O que é o eSocial Empresas?


É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

2. Como vai funcionar, na prática, o sistema?


Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

3. Qual é o cronograma para a implantação do sistema?


De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

4. Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?


Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

  • GFIP • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

  • CAGED • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.

  • RAIS • Relação Anual de Informações Sociais.

  • LRE • Livro de Registro de Empregados.

  • CAT • Comunicação de Acidente de Trabalho.

  • CD • Comunicação de Dispensa.

  • CTPS • Carteira de Trabalho e Previdência Social.

  • PPP • Perfil Profissiográfico Previdenciário.

  • DIRF • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

  • DCTF • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.

  • QHT • Quadro de Horário de Trabalho.

  • MANAD • Manual Normativo de Arquivos Digitais .

  • Folha de pagamento.

  • GRF • Guia de Recolhimento do FGTS.

  • GPS • Guia da Previdência Social.

5. Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o eSocial Empresas?


Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.

A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação.

Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

Esse novo modelo traz outras vantagens, como:

  • Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado;

  • Integração de processos;

  • Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.

Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro.

6. Quais as vantagens para o trabalhador com a implantação deste programa?


A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho.

Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

O eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos sistemas das empresas.

7. Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?


Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.

A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores.

8. Por que o eSocial Empresas é inovador?


O eSocial traz, para o formato digital, informações que hoje ainda podem ser registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em livros de papel. Tais dados, que ainda hoje devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas. As 15 obrigações, fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas num único banco de dados. O eSocial Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes.

O eSocial também inova como modelo de projeto de construção coletiva, que conta com a participação efetiva de vários órgãos governamentais, assim como da sociedade civil. Para o desenvolvimento deste projeto, foi criado o Comitê Gestor do eSocial, formado por um representante de cada instituição participante: Caixa Econômica Federal; Receita Federal; Ministério do Trabalho; Secretaria da Previdência Social e INSS.

9. O que assegura que esse programa seja um dos mais sofisticados do mundo?


Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação. Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o universo empresarial, contribuíram também para o desenho da plataforma do eSocial. Entre eles, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD), que fazem parte do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, com padrão de excelência reconhecido internacionalmente.

A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir daí, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

10. É uma medida de combate à sonegação ou de desburocratização?


É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão. A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

11. Se esse sistema vai facilitar o processo fiscalizatório, como o governo já afirmou, significa que há previsão de se ampliar a arrecadação de receita?


O objetivo principal é a desburocratização na prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. O possível aumento de arrecadação da receita virá como um efeito secundário dessa simplificação dos processos, pois vai diminuir os erros ainda cometidos pelas empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das informações a serem prestadas à administração federal.

Vale ressaltar que em uma ação de fiscalização de Receita Federal, realizada em 2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento empresarial no Brasil, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação, mas sim da contribuição previdenciária calculada no valor menor em relação ao que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à auditoria, no momento da fiscalização.

12. Quais as penalidades que as empresas estão sujeitas, caso não cumpram algum quesito?


Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

13. Quanto foi investido nesse sistema?


O investimento é da ordem de R$ 100 milhões, aplicado predominantemente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da plataforma.

14. Se as micro e pequenas têm que aderir, o MEI será extinto pelo governo?


Não, muito pelo contrário. De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.

Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.

15. Quais os benefícios da participação das empresas na fase de testes do sistema?


A participação nessa fase de testes do sistema - iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade - é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo.

Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal.

Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades, erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do programa.

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.

16. Quando começaremos a sentir os efeitos da implementação do eSocial Empresas?


Na verdade, em algumas áreas da administração federal, como de cadastros, já é possível perceber mudanças mesmo antes da implantação oficial do eSocial. Muitas empresas já começaram a rever os processos administrativos e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. Essas organizações estão trabalhando no desenvolvimento das soluções de TI para se adequarem à nova sistemática de prestação de informações e algumas delas já estão até testando essas soluções.

A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível começar a substituir os procedimentos e perceber, na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa.

1. O Microempreendedor Individual - MEI no eSocial


01.01 - O que é o eSocial?


O eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - é um projeto que vai unificar a prestação de informações pelo empregador em relação aos seus trabalhadores (como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, entre outros), gerido pela CAIXA, INSS, Secretaria da Previdência, Ministério do Trabalho e Receita Federal do Brasil.

01.02 - O que é o eSocial Web Simplificado MEI?


É uma aplicação Web do eSocial criada para facilitar a prestação das informações pelo Microempreendedor Individual ao eSocial, inclusive quanto aos cálculos e o pagamento dos tributos e dos encargos trabalhistas e previdenciários a serem recolhidos em função dos trabalhadores a eles vinculados.

01.03 - Não possuo empregado. Sou obrigado a utilizar o eSocial Web Simplificado MEI?


Não. Apenas os MEIs que possuem empregados precisam prestar as informações ao eSocial.

01.04 - Tenho um contador. Ele poderá prestar minhas informações ao eSocial?


Sim. Contudo, o contador precisará de procuração eletrônica para prestar as informações em nome do MEI. A procuração eletrônica pode ser cadastrada gratuitamente no eCAC da Receita Federal. O cadastro é online. Para mais informações, consulte a página do portal do eSocial sobre procuração eletrônica aqui.

01.05 - A partir de quando devo prestar as informações ao eSocial?


Os MEIs deverão prestar as informações dos eventos que ocorrerem ao longo do segundo semestre de 2018, segundo o calendário estabelecido pelo Comitê Gestor do eSocial. As informações serão prestadas obedecendo as seguintes fases:

  • A partir de 16 de julho de 2018 - deverão ser informados os dados do próprio MEI;

  • A partir de setembro de 2018 - serão informados os dados do empregado do MEI, além dos eventos trabalhistas que ocorrerem a partir daí, tais como férias, afastamentos por doença, licença-maternidade ou mesmo sua demissão;

  • A partir de novembro de 2018 - serão informadas as folhas de pagamento. Somente a partir desta fase o MEI deverá informar a remuneração do seu empregado e o sistema o auxiliará a efetuar os cálculos da contribuição previdenciária, FGTS, e demais encargos a serem recolhidos.

01.06 - (Atualizado em 20/08/2018) Serei penalizado se não conseguir cumprir os prazos?


Durante a implantação do eSocial, não. Os prazos para prestar as informações ao eSocial, durante a implantação inicial foram flexibilizados para o MEI. Ele terá até a terceira fase para atender às duas primeiras. Mas atenção, embora o prazo seja maior, as informações a serem prestadas são as mesmas. Se, por exemplo, um empregado for admitido no dia 15 de setembro, o MEI não precisará informá-lo no dia anterior (prazo "normal" previsto no Manual de Orientação do eSocial - MOS, que pode ser baixado aqui). Poderá, se assim desejar, informá-la em novembro, juntamente com todas as demais informações das três fases. Da mesma forma, todas as férias, afastamentos, rescisões e demais eventos que ocorrerem a partir de setembro também deverão ser informados, mesmo que se opte por deixar tudo para o final.

Esta flexibilização ocorrerá apenas na implantação inicial do sistema, para permitir que todos se ajustem. Depois disso, valem os prazos previstos no MOS para cada evento.

01.07 - Devo me cadastrar no eSocial logo no primeiro dia?


Não há necessidade. Aliás, a maioria das informações do MEI no eSocial já virão preenchidas automaticamente pelo sistema, que as buscará em outros bancos de dados do governo. Assim, caso deseje, o MEI poderá deixar para preencher seus dados quando for incluir as informações do seu empregado, por exemplo, ou mesmo até o final do prazo da terceira fase (veja a pergunta 01.06).

01.08 - Quais são as formas de prestar informações ao eSocial?


Os MEIs poderão prestar suas informações ao eSocial das seguintes formas, de acordo com sua realidade:

  • eSocial Web Simplificado MEI - É uma ferramenta online desenvolvida para auxiliar o MEI na prestação das informações que funciona de modo semelhante ao eSocial módulo Empregador Doméstico. Realiza cálculos automáticos e integra os eventos com a folha (férias, afastamentos, desligamentos, etc.), além de facilitar o gerenciamento da folha de pagamento, a admissão do empregado e a geração da guia de recolhimento. É a melhor escolha para o MEI que deseja ele mesmo prestar as informações diretamente no sistema. Não é necessário ter certificado digital.

  • eSocial módulo geral Web Empresas - Se o MEI tiver uma situação jurídica não contemplada no sistema simplificado, poderá se valer do módulo geral Web Empresas. Nesse módulo online é possível prestar todas as informações previstas para o eSocial. É considerado um módulo avançado e, apesar de qualquer MEI poder prestar as informações diretamente, é mais indicado para aqueles com alguma experiência com folhas de pagamento. Também não será necessário ter certificado digital, se o próprio MEI acessar esse ambiente.

  • eSocial Web service - É a maneira padrão de prestar informações ao eSocial: por meio da utilização de software próprio compatível com a transmissão dos arquivos no formato do eSocial (.xml). Em geral, é a escolha dos escritórios de contabilidade (embora eles também possam usar o sistema online). Será necessário ter certificado digital e, caso as informações sejam prestadas por contador, será necessário o cadastramento de procuração eletrônica (ver pergunta 01.04).

01.09 - Qual o custo para contratação de um empregado?


O custo para a formalização do empregado é menor para o MEI. Como exemplo, para salário igual ao valor do salário mínimo, o valor da contribuição previdenciária é de R$ 104,94 (correspondentes a 11% do salário mínimo vigente), sendo R$ 28,62 (3% do salário mínimo) de responsabilidade do empregador (MEI) e R$ 76,32 (8% ou conforme tabela de contribuição mensal ao INSS) descontado do empregado. A alíquota de 3% a cargo do empregador não se altera.

Além da contribuição previdenciária de 3% de responsabilidade do empregador, o MEI também deve depositar o FGTS, calculado à alíquota de 8% sobre o salário do empregado. Sendo assim, o custo total da contratação de um empregado pelo MEI é de 11% sobre o valor total da folha de salários (3% de INSS mais 8% de FGTS).

2. Portal do eSocial


02.01 - Como o MEI é informado sobre mudanças programadas no eSocial?


As alterações e atualizações são divulgadas no portal do eSocial por meio de notícias e notas explicativas.

eSocial Doméstico


O eSocial Doméstico é um projeto do governo federal para unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

Desde 01/10/2015, está disponível a ferramenta que possibilita o recolhimento unificado dos tributos e do Fundo de Garantia – FGTS para os empregadores domésticos: Módulo Empregador Doméstico.

A ferramenta surge para viabilizar a determinação dada pelo texto da Lei Complementar 150, publicada no dia 02/06/2015, que instituiu o SIMPLES DOMÉSTICO com as seguintes responsabilidades que são recolhidas em Guia única (DAE – Documento de Arrecadação do eSocial):

  • Imposto sobre a Renda Pessoa Física, se incidente – Trabalhador;

  • 8% a 11% de contribuição previdenciária – Trabalhador;

  • 8% de contribuição patronal previdenciária – Empregador;

  • 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho – Empregador;

  • 8% de FGTS – Empregador;

  • 3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS) – Empregador.

O primeiro pagamento do Simples Doméstico foi referente a competência de Outubro de 2015, com vencimento em 6 de novembro. O vencimento da Guia única (DAE) é sempre até o dia 07 de cada mês, quando não for dia útil, deve ser antecipado.